I den här serien svarar Rambergs bolags- och aktiemarknadsgruppen på tre frågor som relaterar till planering av årsstämma.

Rambergs bolags- och aktiemarknadsgrupp arbetar med alla typer av bolagsrättsliga frågor och aktiemarknadstransaktioner. Vi hjälper både privata och noterade bolag med planering och genomförande av års- och andra bolagsstämmor. Vi anlitas också som ordförande och sekreterare på noterade bolagsstämmor.

(1) Vilka åtgärder ska vidtas för utfärdande av kallelse till årsstämma?
För börsbolag, d v s ett publikt aktiebolag noterat på en reglerad marknad (Nasdaq Stockholm eller NGM Equity), gäller ett s k förenklat kallelseförfarande. Det innebär att kallelsen ska läggas upp på bolagets hemsida och annonseras i Post- och Inrikes Tidningar (PoIT). Bolaget ska också annonsera att kallelse skett i en rikstäckande dagstidning (vanligen Svenska Dagbladet, Dagens Nyheter eller Dagens Industri).

Andra publika bolag än börsbolag kan också kalla till bolagsstämma med det förenklade förfarandet, om bolagsordningen tillåter.

För publika bolag som inte tillämpar det förenklade förfarandet gäller att hela kallelsen ska annonseras i både PoIT och rikstäckande dagstidning.

Tidningarna har olika tider för manusstopp. PoIT vill ha kallelsen två arbetsdagar före publicering, senast kl 16:00 via mail eller kl 23:59 via deras digitala verktyg. Exempelvis har Svenska Dagbladet normalt manusstopp kl 16:00 tre arbetsdagar före publicering och Dagens Nyheter kl 09:00 två dagar före.

Noterade bolag ska också pressmeddela kallelsen, normalt innan den läggs upp på hemsida eller skickas till tidning, enligt marknadsplatsernas regelverk.

Privata bolag kallar till bolagsstämma på det sätt som bolagsordningen säger, normalt genom post eller e-post.

(2) När ska årsredovisningen senast hållas tillgänglig inför en årsstämma?
För börsbolag (noterat på Nasdaq Stockholm eller NGM Equity) gäller att årsredovisnings-handlingar ska tillhandhållas senast tre veckor före stämman.

För ett publikt bolag som inte är ett börsbolag, d v s noterat på Nasdaq First North, NGM MTF eller Spotlight, eller publikt onoterat bolag, beror fristen på om bolaget tillämpar förenklat kallelseförfarande eller inte (se ovan). För publika bolag som tillämpar det förenklade förfarandet gäller att redovisningshandlingarna ska tillhandahållas på motsvarande sätt som för börsbolag, d v s senast tre veckor före stämman.

För andra publika bolag, liksom privata bolag, ska handlingarna tillhandahållas senast två veckor före stämman.

(3) Får en aktieägare som missat att rösträttsregistrerat sina förvaltarregistrerade aktier delta och rösta på bolagsstämman?
Rätt att delta och rösta på bolagsstämma i ett avstämningsbolag har aktieägare som är upptagen i eget namn i aktieboken på avstämningsdagen. En aktieägare vars aktier inte är registrerade på denne på avstämningsdagen har därför inte rätt att företräda aktierna på stämman. En aktieägare kan visserligen ändå ges rätt att delta men han eller hon får inte rösta. Rösträttsregistrering begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner.

***

Om du har frågor rörande planering och genomförande av en årsstämma, eller om stämmor generellt, är du varmt välkommen att kontakta oss på Ramberg!

Kontakt:
Malin Tiberg, Delägare, malin.tiberg@ramberglaw.se
Jasmine Majander, Jurist, jasmine.majander@ramberglaw.se